Scheda Cliente | Norme sulla Privacy

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La corretta compilazione della scheda cliente in un centro estetico e attività affini che riguardano il benessere e la cura del corpo è un passaggio fondamentale per l’impresa stessa ed il suo buon andamento; consente di ottimizzare i trattamenti, conoscere a fondo il cliente, distinguere quelli migliori e molto altro ma… attenzione ad osservare le direttive dettate dalle norme sulla privacy!

Il successo dei centri estetici scaturisce dall’armonica miscela di più ingredienti. Competenza e spirito imprenditoriale di chi opera al suo interno, servizi offerti al cliente e l’ampia gamma di trattamenti, non trascurando la posizione geografica.

Non sempre si attribuisce il giusto valore a un elemento che, in realtà, potrebbe rivelarsi indispensabile per ottimizzare le attività di programmazione, archivio, marketing e promozionale, ovvero la scheda cliente.

La maggior parte degli operatori del settore la considera un supporto indispensabile e di particolare utilità, ma forse non tutti dedicano a essa la giusta e dovuta attenzione.

Cerchiamo allora di capire quali sono le sue caratteristiche, i criteri per la sua corretta compilazione, senza trascurare eventuali criticità collegate al “trattamento dei dati personali” che il questionario consente di raccogliere.

Scheda clienti – Informazioni utili e preziose

Insomma, mettiamo le mani in pasta registrando, come consuetudine, pareri ed esperienze di chi opera in questo stupendo panorama dell’estetica.

La scheda cliente è composta di varie parti che contengono sia dati anagrafici (nome, cognome, residenza, età, ecc.), di carattere “anamnestico” quindi, sia riguardanti le abitudini alimentari, informazioni su eventuali terapie in corso, risultati ottenuti da precedenti trattamenti e altro.

In entrambi i casi si tratta di informazioni che la normativa sulla privacy definisce “sensibili”, poiché consentono, in qualche modo, di risalire all’identità del soggetto.

Giacché tali, devono essere adeguatamente protette e trattate nel massimo rispetto delle norme in vigore.

Ciò premesso e pensando alla scheda cliente intesa nella sua totalità, quanto influisce la sua attenta e corretta compilazione sul funzionamento dei centri estetici?

Scheda cliente e piano gestionale

Secondo alcuni studi condotti in merito, occuparsi con cura di questi dettagli conta moltissimo sul piano sia gestionale che organizzativo.

Intanto perché, in assenza di informazioni corrette, sarebbe arduo anche semplicemente formulare un percorso adeguato di benessere o modificare alcune parti; ci sono poi gli aspetti legati al marketing e alla pubblicità.

Va da se, infatti, che conoscere il profilo del cliente, le sue abitudini, esigenze e preferenze, fornisce la base essenziale per formulare proposte di trattamenti mirati, ne deriva che: la corretta compilazione della scheda cliente è perciò un punto nodale e ogni suo campo notizie può e dovrebbe tradursi in un’azione conseguente ed efficace.

Le varianti oggi disponibili possono essere cartacee e/o elettroniche (software gestionale). I vari format seguono un criterio ormai standardizzato soprattutto nella parte anamnestica, mentre per la sezione dati di altra natura, possono variare molto rendendo i campi personalizzabili in funzione delle esigenze di ogni operatore/operatrice e la rispettiva clientela.

Ogni azienda produttrice di software, ad esempio, ha la sua versione che può essere inserita in uno specifico ambiente organizzativo all’interno dei centri estetici.

La scheda cliente risponde a specifiche esigenze: assolve alle funzioni di archivio storico della propria clientela, serve per sapere da dove arriva, per prendere nota dei dettagli che possono tornare utili qualora si decidesse di mettere in atto un’azione di marketing.

In fase di compilazione, l’operatore o l’operatrice, potrà informarsi se ci sono stati problemi in altri trattamenti al fine di offrire un servizio il più adeguato e apprezzato possibile apportando le variazioni atte a risolverli.

Raccogliere in modo funzionale ed esaustivo i dati “anamnestici” è un passaggio fondamentale sia per programmare la progressione dei trattamenti sia per evitare qualsiasi altro problema che dovesse sopravvenire.

Conservare la scheda cliente negli archivi

Se saper compilare e leggere la scheda cliente è fondamentale, non mancano fattori di criticità correlati alla sua gestione e conservazione.

In questa materia occorre attenersi scrupolosamente a quanto disposto dalla legge sulla privacy (decreto legge 196 del 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali), sia nella conservazione sia nella trasmissione di tali dati.

Scheda cliente e normativa sulla privacy

La legge impone innanzitutto che il cliente sia prontamente informato sulle modalità con cui i dati vengono raccolti e utilizzati e che questi, una volta acquisiti, siano adeguatamente conservati.

È dunque buona norma compilare la scheda cliente appena possibile, registrando con cura le informazioni e dedicandovi attenzione soprattutto per quanto riguarda la compilazione dei dati più sensibili.

Questi ultimi dovranno essere conservati in un luogo sicuro e non accessibile a terzi. A questo riguardo i criteri saranno comuni sia per il cartaceo sia per il supporto informatico, ovviamente declinati con modalità diverse: la scheda informatica, ad esempio, va protetta con password di accesso, mentre le schede cartacee dovranno essere riposte in una cartellina contrassegnata da un numero e non da nome e cognome del cliente.

I dati, inoltre, non devono essere diffusi né replicati in nessun modo.

Certamente durante tutta la procedura (soprattutto quella inerente all’archiviazione) può accadere che sfugga qualche passaggio, nonostante l’iter ben definito. Le ragioni sono varie e vanno dalla mancanza di tempo alla stessa disposizione dei locali del centro.

Spesso quando si avvia un’attività, si pensa soprattutto allo spazio destinato ai trattamenti e ci si occupa molto meno degli uffici operativi che dovrebbero contenere la parte tecnologica e di custodia.

Le criticità di questo processo stanno essenzialmente nel non visualizzare le eventuali conseguenze, legali, fiscali e dunque economiche, che derivano da una gestione “superficiale” di questi impegni legislativi.

Nota bene: Prestare particolare attenzione agli articoli 13 e 23 del decreto legge citato, il primo impone l’obbligo, nel nostro caso dei centri estetici e attività affini, di chiedere al cliente l’autorizzazione per il trattamento dei dati personali, mentre il secondo riguarda la loro divulgazione e trasmissione.

Quest’ultimo contempla anche l’autorizzazione all’invio di SMS promozionali.

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